Eventi, copertura mediatica e strategia nell’era dei social.
Ormai praticamente tutti s’affidano a Facebook per pubblicizzare e veicolare le proprie iniziative, dal singolo organizzatore d’eventi, alla Nato, ai capi di stato, ai vari portavoce “social” di cui politici, personaggi pubblici, organizzazioni varie si dotano. Una strategia comunicativa detta “massiccia”, utilizzata da Reagan per destabilizzare i russi e ripresa da Bush padre per creare una bolla mediatica mondiale che facesse credere a chiunque le “potenzialità” belliche dell’Iraq, da lì a poco attaccato. Dal 1991 al 2001, arrivando al 2003 con la seconda Guerra del Golfo, le armi chimiche inventate e molto altro. La strategia comunicativa ha superato perfino quella militare. Motivo per cui organizzazioni come la Nato s’affidano a dei portavoce completissimi e scelti per area. Così i russi, cosi gli stessi Usa. Ma tralasciando la grande politica e la grande economia andiamo a capire come anche nel piccolo sia fondamentale saper comunicare. Tutto ormai passa dai social, i giornalisti stessi basano molti articoli su stati e post di personaggi più o meno famosi.
Andare ad obiettivo…
Per raggiungere l’obiettivo bisogna aver pianificato una strategia prima, durante e dopo l’evento. Ecco, in breve, come si può sfruttare i vantaggi dei social media in ogni fase. Fondamentale è trovare un hashtag unico, breve e che dia idea dell’evento da promuovere Si tratta di un elemento fondamentale perché permette di rintracciare chi interessato a quel tema intrecciando più piattaforme- Prima dell’evento è opportuno racchiudere tutte le informazioni, interazioni sui social, promozioni e campagne pubblicitarie relative all’evento. In questo senso, vale la pena investire del tempo per trovare un hashtag davvero efficace. Trovato un hashtag idoneo bisogna testarlo.
È unico? Gli hashtag specifici di un evento hanno lo scopo di aiutare i partecipanti e i relatori a isolare le informazioni pertinenti. Sarebbe un peccato se andasse tutto perso nel marasma perché qualcun altro sta usando o ha usato lo stesso hashtag in passato.
È breve? L’hashtag dovrebbe essere utilizzabile altrettanto comodamente su tutti i social network su cui è presente l’evento, perciò prestare attenzione al limite di caratteri imposto da alcuni canali, come Twitter. Ad esempio, per la promozione dell’evento, un tweet ben riuscito deve includere un link call-to-action e un’immagine, oltre al tuo hashtag.
È semplice da scrivere e da ricordare? Provare a creare un gioco di parole associato all’ evento oppure inserire un’allitterazione per far sì che sia più facile da ricordare. Attenzione a non esagerare, però: se una battuta ha molto successo tra gli amici, non è detto che abbia lo stesso effetto su un pubblico globale come quello dei social, per si rischia che un hashtag perda efficacia. Inoltre, cercare di non inserire parole che possano essere facilmente confuse con altre, perché la cosa potrebbe ritorcersi contro.
Fase 2…
Una volta trovato un hashtag che risponda a tutti i requisiti qui illustrati, inserirlo in tutti i messaggi social dedicati, nei contenuti che verranno diffusi da blog e mezzi di comunicazione tradizionali, ed in tutto il materiale promozionale cartaceo. Magari organizzando una conferenza stampa di presentazione con alle spalle la gigantografia dell’hashtag.
L’interazione tra social fondamentale, perché?
Su Facebook, impostare una pagina evento separata dedicata a tutte le informazioni pertinenti. Includere nel campo Descrizione tutti i link utili, introducendo l’hashtag ufficiale dell’evento. Pubblicare le eventuali modifiche dell’ultimo minuto sul diario dell’evento per renderle note a tutte le persone invitate.
Su Twitter, preparare diversi modelli di tweet con la sede, l’orario, l’URL abbreviato tracciabile della pagina ufficiale dell’evento e l’hashtag ufficiale. Inoltre, rintracciare tutti i nomi utente di Twitter dei relatori o degli artisti di spicco e inserirli nell’account Twitter dedicato all’evento/marchio/etc, dopo che questi hanno confermato la loro presenza.
Se usi Instagram, scattare e caricare foto della location, dei relatori, dei volantini e di tutto ciò che può attirare l’attenzione dei follower, fare in modo che le informazioni trasmesse risultino chiare e che il senso della foto sia evidente. Non bisogna dimenticare d’inserire l’hashtag dell’evento nella didascalia.
Relatori od ospiti famosi, magari presentati in conferenza stampa, insieme all’idea generale ed agli obiettivi faranno lievitare condivisioni e post. Il tutto affidato ad portavoce che risponda alle domande, prepari i discorsi d’introduzione.
Saranno quindi gli ospiti a veicolare l’evento. Una volta che i relatori o gli artisti invitati avranno confermato la loro presenza bisogna individuare i loro account social (es. pagina Facebook o profilo Twitter ufficiali) e condividerne i post, in modo che chi partecipa veda quali prestigiose presenze sono al capezzale di chi crea l’evento. Condividere poi opere e pubblicazioni aiuta nei giorni precedenti ad aumentare l’attesa.
Durante l’evento, la soluzione? Hub virtuale
Scrivere dei tweet che fungano da promemoria agli utenti, con tutte le informazioni che servono per partecipare all’evento: orario, luogo, URL a un sito contenente maggiori informazioni e qualsiasi altra informazione rilevante che non cambierà fino alla data dell’evento. Pianificare i tweet in modo che vengano pubblicati a intervalli regolari sia prima sia nel corso dell’evento, in modo da essere raggiungibile anche da chi dovesse decidere di partecipare all’ultimo momento.
Condividere i messaggi più interessanti, seleziona re foto e i video più rilevanti pubblicati da chi ha partecipato e condividerli sulla pagina ufficiale. Un altro modo per incoraggiare i partecipanti a partecipare alle interazioni sui social è rendere tale interazione pubblica. Una possibilità è quella di impostare un hub virtuale, uno schermo o un monitor in cui appaiono tutti i messaggi social con l’hashtag ufficiale dell’evento. Per visualizzare tutte le interazioni in tempo reale, puoi utilizzare strumenti gratuiti come Hootfeed. Questo tipo di soluzione è vantaggioso sia per i partecipanti, che possono vedere i commenti altrui, sia per gli organizzatori, che possono utilizzare Hootfeed come un ulteriore strumento di monitoraggio dei social in loco.
Gestione delle polemiche e delle lamentele, prima durante e dopo
Probabile eventi, conferenze etc. possano generale polemiche e lamentele. A volte scaturite da semplice utenti, magari a cui sta antipatico l’ospite, altre volte possono esser strutturate ad hoc per destabilizzare l’evento, screditare l’organizzazione o gli ospiti.
La prima regola è rispondere a tutte le lamentele sull’evento. Ringraziare sempre la persona che ha fatto notare il problema e far sapere che l’assistenza è già al lavoro. In questo caso si tratta di lamentele ordinarie. Nell’altro caso fondamentale il ruolo del portavoce, che farà “da scudo” alle varie polemiche (spesso social). Sarà lui e solo lui (o lei) a rispondere a nome dell’organizzazione, tramite messaggi, comunicati ed a voce. Molto utilizzato anche il comunicato/video, che risulta più completa in certi casi. Sempre bene non si espongano in questa fase ospiti e membri dell’organizzazione. Possono utilizzare Hootfeed come un ulteriore strumento di monitoraggio dei social in loco.
Al termine dell’evento? Creare una storia coinvolgente
Un altro modo per spingere i partecipanti all’evento a parlarne sui social è farlo diventare una storia. Certo, si può dire ai follower di Twitter o sul blog che l’evento è stato un successo, ma non sarebbe meglio lasciar trasparire questa impressione dalle parole, le immagini e i video di chi ha partecipato? Costruire una storia utilizzando i tweet e le foto Instagram dei partecipanti all’evento ed organizzandoli in un racconto Storify.
Chi pianifica l’organizzazione di eventi simili è importante ottenere riscontri su quello che ha funzionato bene e quello che si può migliorare. Il personale addetto al monitoraggio dell’evento probabilmente ha già registrato alcuni commenti a cui hanno risposto nel corso dell’evento. È importante raggiungere coloro i quali non hanno espresso opinioni durante l’evento o che hanno pensato di dire qualcosa dopo l’evento.
Chiedi a chi ha partecipato di dare la sua opinione, organizzando un mini-sondaggio al termine dell’evento. Come incoraggiamento, si può organizzare un sorteggio tra chi risponde al sondaggio, regalando la partecipazione gratuita al prossimo evento.
Infine, dal momento che i social media hanno avuto un ruolo tanto importante bisogna verificare la loro efficacia. Twitter t’ha aiutato ad aumentare la visibilità dell’evento? Facebook ha permesso di raggiungere il pubblico? Ciascun social network ha uno specifico strumento analitico che consente di ricavare i dati necessari a verificare il contributo dato alla promozione dell’evento. Queste statistiche sono fondamentali per eventi futuri.
Ufficio Stampa online e portavoce social
Fondamentale per la riuscita dotarsi di un ufficio stampa creato ad hoc ed appunto di un portavoce multiruolo, adatto a rilasciare interviste quando a scrivere sui social. Fondamentale affidarsi alle persone giuste, che sappiano il fatto loro e che grazie all’abilità di scrittura ed oratoria riescano sempre a portare a casa visibilità positiva. Questo vale per i grandi eventi quanto per quelli più piccoli, nel mondo digitale complesso d’oggi comunicare le proprie idee è sempre più complesso.
(dalla Rete)
